Interbestuurlijk Toezicht en zaakgericht werken
De uitvoering van het "Plan van aanpak verbetering archieven 2021-2023" is van start gegaan. Medewerkers van een extern bedrijf zijn begonnen met het wegwerken van de archiefachterstanden in het zaaksysteem InProces. PiA brengt in kaart waar er nog meer ‘gaten’ in de archivering zitten (via zg. Blauwdrukken) en zijn al met verschillende teams in gesprek. De wijzigingen in het formatieplan, uitbreiding en interne verschuivingen, zijn doorgevoerd. Naast het reguliere post- en archiefwerk is er nu ook ruimte om met de klant in gesprek te gaan om het digitaal zaakgericht werken en archiveren te verbeteren (stroomlijnen werkprocessen, afspraken over verwerken documenten, gebruik zaaktypen, gebruik metadata, verbetering koppelingen backoffice applicaties met InProces). Zorgpunt is en blijft het achterblijven van bekendheid en nemen van verantwoordelijkheid in zaakgerichtwerken, hetgeen direct gevolgen heeft voor de archivering.
Intussen is een programmamanager zaakgerichtwerken gestart. Deze heeft de opdracht om vier projecten aan te sturen dan wel te monitoren:
Wegwerken achterstanden archieven
De overgang van het huidige ZGW-systeem naar een nieuwe omgeving met andere look and feel
Het overbrengen van kennis en kunde om zaakgericht te kunnen werken
Het binnen de ambtelijke organisaties van Diemen en Uithoorn intensief begeleiden op de werkplek in het zaakgericht doen werken opdat er geen nieuwe achterstanden ontstaan.