Ad 1. In de 1e voortgangsrapportage 2021 van Duo+ zijn de volgende onderwerpen, die nu in de 2e begrotingswijziging 2021 van Duo+ verwerkt worden, reeds genoemd
a. Overplaatsing medewerker, bedrijfsvoering/Staf (budgettair neutraal)
Een medewerker van het team PenO is overgeplaatst naar de Staf van Duo+.
b. Kosten Corona. Bedrijfsvoering/Buurt (€ 191.000, een deel € 60.500 op te vangen binnen Buurt))
Sinds maart 2020 is in het kader van de Coronacrisis de maatregel ‘thuiswerken tenzij’ van kracht. Hierdoor was het noodzakelijk om de digitale thuiswerkomgeving niet alleen uit te breiden maar ook op te schalen naar een piekbelasting van inmiddels circa 400 gelijktijdige gebruikers. In de begroting 2021 is rekening gehouden met deze kosten voor het eerste half jaar. Inmiddels is duidelijk dat het thuiswerken langer zal duren dan voorzien. Er zijn echter wel kostenbesparende maatregelen doorgevoerd die er in grote lijnen op neerkomen dat we aanvankelijk betaalden voor iedereen die in de digitale thuiswerkomgeving kon inloggen (piekbelasting), waar we nu slechts betalen voor degene die daadwerkelijk ingelogd zijn (zgn. “autoscaling”). Hierdoor blijft de inschatting voor de rest van het jaar beperkt tot circa € 45.000. In de 1e voortgangsrapportage was nog gemeld dat deze kosten voor dit jaar € 80.000 zouden gaan bedragen.
Daarnaast zijn er nog middelen (€ 25.000) nodig om de thuiswerkvoorziening voor raadsleden beschikbaar te houden. Omdat vanwege de Coronacrisis raadsvergaderingen niet op reguliere wijze kunnen plaatsvinden, is ervoor gekozen alle raadsleden te voorzien van een volwaardige werkplekaccount inclusief Microsoft Teams voor video-vergaderen.
Als gevolg van een herstructurering en de samenloop met Corona is bij het team VTH de inzet van een interim leidinggevende op het onderdeel Handhaving noodzakelijk (€ 96.000) alsmede de inhuur van een medewerker (€ 25.000) om achterstanden die ontstaan zijn, weg te werken. De kans bestaat dat deze bedragen geheel of gedeeltelijk ten laste gebracht kunnen worden van bijdragen van de rijksoverheid. Vooralsnog worden de lasten in de begroting 2021 van Duo+ opgenomen tot een totaal bedrag van € 121.000. Hiervan zal getract worden de helf top te vangen. Dit is mogelijk doordat er moeilijk in te vullen vacatures zijn binnen Buurt.
Voor de bovenstaande kosten geldt dat er een inspanning geleverd zal worden om de kosten op te vangen binnen de programma's. De verwachting is dat er middelen over blijven i.r.t. moeilijk opvulbare vacatures.
c. implementatiekosten en applicatiebeheer InProces. Bedrijfsvoering/Staf (€ 25.000)
Wegens beëindiging van de ondersteuning op onze huidige versie van zaak- en archiefsysteem InProces door de betreffende softwareleverancier Visma Roxit, zien we ons genoodzaakt InProces te upgraden naar een nieuwe versie genaamd Rx.Enterprise. Omdat dit in feite een (zo goed als) nieuw systeem is, zijn hier substantiële implementatie- en migratiekosten mee gemoeid. Het team Juridische Zaken heeft aangegeven dat Visma Roxit deze kosten in rekening mag brengen. Inmiddels is gebleken dat het noodzakelijk is om eerst nog een tussenversie van InProces in gebruik te nemen voordat we de overstap naar Rx.Enterprise kunnen maken. Eerder werd gedacht dat het voorgaande na de zomer opgestart zou worden. Inmiddels is echter gebleken dat het noodzakelijk is om eerst nog een tussenversie van InProces in gebruik te nemen voordat we de overstap naar Rx.Enterprise kunnen maken. Dit gebeurt pas na de zomer, waardoor de noodzakelijke impactanalyse voor de overgang naar Rx.Enterprise niet eerder dan eind 2021 en mogelijk pas begin 2022 kan plaatsvinden. De exacte kosten zullen dus ook dan pas bekend zijn; dat sprake zal zijn van substantiële onvoorziene kostenpost is op dit moment echter wel duidelijk. Niet alleen voor de implementatie en migratie maar ook omdat de organisatie met het nieuwe systeem moet gaan werken, wat ook extra kosten met zich meebrengt. Vooralsnog wordt uitgegaan van € 25.000 om start mogelijk te maken eind van dit jaar. De overige kosten ad € 120.000 worden in 2022 gemaakt en zullen in dat jaar in de begroting opgenomen moeten worden.
d. Verkeersadviseur gemeente Ouder-Amstel. Afdeling Buurt (€ 6.042 Ouder-Amstel)
Per 1 januari 2021 is door de gemeente Ouder-Amstel een budget beschikbaar gesteld van € 81.500 voor de functie van verkeersadviseur (1 fte). Het benodigde bedrag is structureel toegevoegd aan de personeelsbegroting van het team Inrichting en Beheer. Daarnaast is een medewerker van Ruimtelijk Ordening van het team Inrichting en Beheer overgegaan van Duo+ naar de gemeente Ouder-Amstel. In verband hiermee wordt een bedrag van € 75.458 overgeheveld naar de begroting van de gemeente Ouder-Amstel. Hierdoor blijven de financiële gevolgen voor de gemeente Ouder-Amstel beperkt tot € 6.042.